Organizar un evento parece, a simple vista, una tarea muy sencilla. En realidad hay muchos detalles a tener en cuenta, si falta o falla algo puede resultar en un fracaso.
Por ejemplo, si se trata de una presentación de productos, quien se encargue de buscar un lugar acorde a la cantidad de personas esperadas, también deberá pensar en la disponibilidad técnica. Y no esperar hasta último momento para probar que todo funcione Esto puede dar la pauta de falta de preparación previa, brindando una mala imagen a los concurrentes.
En una entrega de premios, donde se requiere un escenario…… alguien pensó si en el salón alquilado hay espacio suficiente para montar un escenario, mesas y sillas. Se podrá ver a las personas allí arriba desde todos los puntos del salón.
Y qué pasa si un evento está perfectamente organizado, pero tiene una campaña publicitaria floja o escasa. Lo más probable es que poca gente se entere del mismo, se vendan pocas entradas y no logren cubrirse los costos.
Lamentablemente tenemos que pensar en todos los posibles escenarios (buenos y malos) a la hora de organizar un evento. No obstante ello debemos realizar una buena planificación o un buen plan de acción puede ayudar muchísimo a minimizar el margen de error.
Es importante tener un mínimo de experiencia a la hora de encarar un proyecto grande o un proyecto que tenga mucho significado para los participantes, sea laboral/empresarial, oficial, o social.
Es recomendable designar una persona o equipo de trabajo exclusivo para la organización del evento, o bien la contratación de personas o empresas expertas para tal fin (según la magnitud del mismo). Esto permitirá que nosotros nos dediquemos a otros asuntos, tales como: Quienes serán los invitados. Que tipo de tela será la del vestido de la novia o quinceañera. O acudir a la peluqueria!
Y lo más importante, disfrutar del acontecimiento mientras dure, sin preocuparse por los detalles y coordinación de actividades, como la cocina y el salón; hablar con el presidente de la compañía invitada, y poder cerrar un trato importante.
Paola Arias
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